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外部組織とは

「外部組織」は、Accel-Mart Quickを利用している企業・組織に所属していない、外部のユーザと協業するための仕組みです。

利用例​

外部組織を利用すると、Accel-Mart Quickで以下のようなことが実現できます。

  • 取引先企業の担当者と見積もり・発注の手続きを行う
  • 協力会社と情報共有を行う

用語​

  • 利用企業
    • Accel-Mart Quickを契約し、利用している企業・組織
  • 内部ユーザ
    • 利用企業に所属するユーザ
  • 外部ユーザ
    • 利用企業に所属していないユーザ
  • 外部組織
    • 外部ユーザを管理するための組織
  • 内部組織
    • 利用企業に属する組織
  • 外部組織管理者

概要​

  • 外部組織は外部ユーザとやり取りするために存在する、利用企業とは別の独立した組織です。
  • 外部組織のマスタ情報は利用企業、および、他の外部組織とは分離されており、外部組織と利用企業、および、外部組織間では情報の参照に制限がかけられています。
  • 外部ユーザはメールによる招待を受けて、外部組織に所属します。
  • 外部ユーザの権限は制限されており、Accel-Mart Quick上の開発・管理機能は利用できません。

外部組織の概要

詳細な内容は、このページの各項目を参照してください。

マスタ情報の分離​

外部組織、および、外部組織に所属する外部ユーザのマスタ情報は、利用企業の組織マスタ・ユーザマスタとは独立しています。
そのため、ユーザ検索・組織検索を利用した際は、以下のような挙動をします。

  • 外部ユーザは、利用企業のユーザ・組織マスタ情報を参照できません。
  • 外部ユーザは、自身が所属している外部組織以外の外部組織のユーザ・組織マスタ情報を参照できません。
  • 内部ユーザ（外部組織管理者を除く）は、自身が外部組織に所属していない限り、外部組織のユーザ・組織マスタ情報を参照できません。
  • 外部組織管理者は、全ての外部組織・外部ユーザのマスタ情報を参照・編集できます。

ユーザ検索ダイアログ

図：ユーザ検索ダイアログ

注意

外部組織のマスタ情報は分離されていますが、下記の情報は外部ユーザ・内部ユーザ関係なく参照が可能です。 ※当該アプリケーション・コンテンツ自体への参照権限を持つ場合に限ります。

  • ワークフローの処理者
    • 未完了ノードの処理者をクリックして表示される「処理対象者状況確認」ダイアログには、同じ外部組織に所属するユーザのみが表示されます。
  • カスタムビューの登録者・更新者など
  • ワークフロー・Webデータベースのフォーム入力内容
    • ユーザ検索・組織検索を利用して入力した情報であっても、登録された内容は参照可能です。
  • ローコード開発機能で作成されたアプリケーションの登録情報
  • Wiki・ワークブックの作成者・更新者
内部ユーザの外部組織への所属

外部組織管理者以外の内部ユーザは、そのままでは外部組織・外部ユーザのマスタ情報を参照できないため、外部組織とやり取りする内部ユーザは、当該外部組織に所属する必要があります。
また、外部組織のマスタを参照する際は所属を外部組織に変更する必要があります。所属の変更は、サイドメニューのユーザ名をクリックして表示されるメニューから変更できます。 所属の変更

外部ユーザと協業する流れ​

Accel-Mart Quick上で外部ユーザと協業する流れは以下の通りです。

  1. 外部組織管理者が、外部組織を作成します。

  2. ワークフロー管理者やシステム管理者が、外部ユーザが利用するコンテンツを作成します。

    • ワークフロー：処理対象者に外部組織・外部ユーザを設定します。
    • Webデータベース：外部組織・外部ユーザに対して権限設定を行います。
    • ローコード開発：外部組織・外部ユーザに対してアプリケーションの認可設定を行います。
    • ナレッジ管理（Wiki・ワークブック）：外部組織向けのグループを作成し、外部組織・外部ユーザに対して参照や編集の認可設定を行います。
    • ポータル：外部ユーザがログイン後に利用できるグループポータルは標準では用意されていません。外部ユーザ向けにポータルを用意したい場合は、グループポータルを作成し、外部組織・外部ユーザに対して認可設定を行います。
    外部組織の認可設定
    • 全ての外部ユーザに対する認可を設定する場合は、「認証済み外部ユーザ」の条件が利用できます。
    • 特定の外部組織に対する認可を設定する場合は、「組織」の配下にある外部組織の条件を利用します。 「組織」の配下に目的の外部組織が表示されていない場合は、「条件の新規作成」の会社組織検索から外部組織を追加します。 詳しくは「認可設定」を参照してください。 認可設定

  3. 外部組織管理者が、外部ユーザを外部組織に招待します。

  4. 招待を行うと、入力したメールアドレス宛に自動で招待メールが送信されます。

  5. 招待されたユーザはメールに記載されたURLからユーザ情報の登録画面にアクセスし、パスワード等を設定します。

  6. 外部ユーザとしての登録が完了すると、ログイン画面に遷移し、設定したパスワードでログインできます。

備考

外部組織管理者が実施する操作について、詳しい手順は以下を参照してください。

外部ユーザのライセンス

外部ユーザも、内部ユーザと変わらず1ユーザ分のライセンスを使用します。
内部ユーザと外部ユーザの合計が、申込管理サイトに設定した「利用ユーザ数」に達した場合、内部ユーザ・外部ユーザ問わずユーザの追加ができなくなります。
利用ユーザ数の変更については、「Accel-Mart Quick サービス仕様書 - サービス利用の流れ」を参照してください。